Teknik Membuat Surat Keputusan (SK)
Di dalam sebuah organiasi atau lembaga, pembuatan surat keputusan (SK) menjadi bagian yang sangat penting untuk melegalkan setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi atau lembaga tersebut. Tidak terkecuali pada kita yang bergelut di dunia pendidikan, entah itu levelnya sekolah, dinas pendidikan kab/kota dan provinsi maupun tingkat kementrian (pusat).
Membuat surat keputusan tidak sesederhana membuat surat dinas biasa. Dibutuhkan teknik tertentu dan paham berbagai macam aturan maupun regulasi yang melandasi pengambilan kebijakan dalam pengambilan keputusan tersebut.
Secara sederhana pengertian surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Sebuah surat keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum dan diktum.
Konsiderans
Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal terutama landasan hukum yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan, yang terdiri sub topik : menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan
Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan mengingat.
Mengingat wajib dipakai karena di dalam bagian inilah dituliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan. Surat keputusan pengangkatan pemimpin tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, misalnya surat keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara langsung dengan topik atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan ditetmpatkan dalam subtopik konsiderans mengingat.
Membaca dicantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara langsung dengan masalah pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan dan peraturan ini diperlukan untuk memperkuat konsiderans sehingga pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu menjadi lebih lengkap.
Mendengar biasanya dicantumkan usul dan saran yan pernah disampaikan oleh pihak tertentu kepada pemimpin tertinggi/pengambil keputusan.
Memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja diadakan berkaitan dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusan.
Contoh konsideran sebuah SK Pembagian Tugas Guru dalam KBM di sekolah :
| Menimbang | : | bahwa untuk memperlancar Proses Pembelajaran dan penyelesaian administrasi pada SMP Negeri 3 Pringgabaya semester genap Tahun Pelajaran 2014/2015 perlu ditetapkan pembagian tugas Guru |
| Mengingat | : |
|
| Memperhatikan | : | Hasil rapat Guru Tanggal 5 Januari 2015 |
Diktum
Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apasaja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.
Rangkaian diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah kertas (centering). Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. Kata “penanda” menetapkan tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah dituliskan isi diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya diberi kode urutan.
Perlu diketahui bahwa salah satu guna surat keputusan adalah untuk mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu. Oleh karena iitu perlu diketahui bahwa isi sebuah surat keputusan hanya dapat dibatalkan atau dicabut dengan menerbitkan surat keputusan yang baru. Hal itu berarti peluang untuk membatalkan isi sebuah surat keputusan harus terdapat dalam setiap surat keputusan. Dengan demikian, isi setiap surat keputusan tidak akan berlaku abadi.
Ketentuan yang mengatur hal yang sangat penting itu disebut arbitrase yang berarti ‘perwasitan’ atau ‘penyelesaian’. Karena dahulu isi surat statuta umumnya dibuat dalam pasal-pasal, maka pasal yang berisi ketentuan ‘arbitrase’ itu disebut pasal arbitrase . Pasal atau butir surat keputusan yang berfungsi sebagai pengaman itu ditempatkan dalam diktum.
Perhatikan contoh diktum dari surat keputusan berikut ini :
Memutuskan : |
| Menetapkan | : | |
| Pertama | : | Menugaskan guru dalam Melaksanakan Kegiatan Proses Pembelajaran dan Bimbingan/Konseling seperti pada Lampiran I Keputusan ini |
| Kedua | : | Memberikan tugas guru dalam proses Bimbingan dan Konseling seperti pada Lampiran II Keputusan ini. |
| Ketiga | : | Segala biaya yang timbul akibat keputusan ini, dibebankan pada anggaran sekolah |
| Keempat | : | Apabila terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya |
| Kelima | : | Keputusan ini berlaku sejak Tanggal 5 Januari 2015 s.d 20 Juni 2015 |
keputusan in disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. |
Pada contoh tersebut yang berfungsi sebagai ‘arbitrase’ adalah point keempat dan kelima.
Desideratum
Desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat. Setiap surat keputusan pasti mengandung tujuan. Tujuan itu dapat satu atau lebih.
Berbeda dengan keberadaan konsiderans yang selalu harus dinyatakan secara eksplisit melalui subtopik yang telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum dapat saja secara implisit. Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat didalam konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.
Keberadaan desideratum dikatakan tersirat atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menendai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, tanpa notasi tujuan pun desideratum dengan mudah dapat diketahui.
- Contoh desideratum dalam konsiderans pada contoh di atas (cetak tebal miring) :“bahwa untuk memperlancar Proses Pembelajaran dan penyelesaian administrasi pada SMP Negeri 3 Pringgabaya semester genap Tahun Pelajaran 2014/2015 perlu ditetapkan pembagian tugas Guru. “ (Penerbitan Surat Keputusan bertujuan untuk menetapkan pembagian tugas guru.)
- Sedangkan contoh desideratum dalam diktum pada contoh di atas (cetak tebal miring) adalah :"keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya." (Penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu agar mengetahui dan melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.)
Perhatikan contoh Surat Keputusan yang lengkap pada gambar berikut ini :
Lain-lain
Seperti halnya surat resmi yang lain, maka surat keputusan juga memiliki atribut-atribut pokok seperti Kop Instansi/Organisasi, Pokok Surat, Nomor dan tanggal Surat serta tanda tangan pejabat yang mengeluarkan surat tersebut.
Jika surat keputusan (SK) tersebut memiliki lampiran, maka lampirannya itu merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusannya.
Untuk teknik pengetikan pada MS Word, penggunaan tabel dengan border yang dihilangkan merupakan pilihan yang bagus.